Los avances tecnológicos de los últimos 50-60 años han acercado al mundo facilitando la comunicación a larga distancia.
Los primeros teléfonos móviles nos permitían hacer llamadas y tal vez enviar mensajes; los modernos smartphones, que hoy son accesorios indispensables en nuestras vidas, han ido un paso más allá, transformando nuestra forma de vivir y trabajar. Ahora, con un smartphone, podemos llamar, enviar mensajes de texto, navegar por Internet, leer correos electrónicos, escribir textos, hacer fotos y vídeos, subir contenidos a Internet y, gracias a las aplicaciones, muchas funciones adicionales.
La comunicación en línea ha evolucionado aún más con las cámaras web que, combinadas con programas de comunicación como Skype, Zoom o Google Meet, Teams, permiten ver a la persona con la que se está hablando además de simplemente oír su voz.
El Smartworking se como se define?
Como una modalidad de ejecución de la relación laboral establecida por acuerdo entre las partes, sin limitaciones precisas de tiempo o lugar de trabajo, con la posible utilización de herramientas tecnológicas para llevar a cabo la actividad laboral.
Los aspectos positivos de este modo de trabajo estructurado saltan inmediatamente a la vista: en primer lugar, el ahorro para la empresa en términos de menos puestos/oficinas, pero también, por ejemplo, menos comidas que gestionar en el comedor.
Y luego está el ahorro para el trabajador, tanto de tiempo como económico: los datos prepandémicos en Italia nos dicen que hay 480.000 smartworkers y las principales motivaciones que llevan a estos trabajadores a adherirse al Smart Working están relacionadas con la esfera personal y con la mejora del bienestar. Sobre todo, para el 46% de los trabajadores existe la posibilidad de evitar el estrés durante el trayecto casa-oficina, ya que al no tener que desplazarse al trabajo, no tener que mover el coche o no tener que coger el transporte público, además de ahorrar tiempo y estrés también se ahorra en combustible, abonos.
El otro punto a favor del smartworking es la posibilidad de poder gestionar los lugares y horarios de trabajo. Se puede trabajar desde casa, pero potencialmente también desde un parque, una playa o una casa de vacaciones. A menudo, lo único que se necesita es una conexión a Internet y un ordenador. Para el 80% de los smartworkers italianos, la mejora de su conciliación es significativa.
Los beneficios del trabajo ágil no se limitan al equilibrio y la satisfacción individuales, sino que también repercuten en el rendimiento de las personas y de la organización en su conjunto. Desde el punto de vista de la empresa, una encuesta revela que el Smart Working contribuye a aumentar la productividad en torno a un 15% y a reducir las tasas de absentismo en torno a un 20%.
Según la misma investigación, esta forma de trabajar tiene un impacto muy positivo en la responsabilidad por la consecución de resultados (37% de la muestra). Además, más del 30% de los directivos también observaron mejoras en la autonomía durante la realización de las actividades laborales y en la calidad del trabajo en general.
Pero si todo es tan genial, ¿por qué no somos todos smartworkers?
Está claro que hay varias razones, algunas relacionadas con la naturaleza del trabajo que no puede realizarse a distancia, piense en todos los trabajos de cuidado personal, desde médicos a esteticistas, peluqueros o fisioterapeutas, etc.; pero otras razones están relacionadas con los aspectos más problemáticos del trabajo a distancia, veamos algunas de ellas.
Entre las críticas señaladas por quienes realizan Smart Working, la más frecuente es la percepción de una sensación de aislamiento con respecto a la dinámica de la oficina. Esta sensación general de aislamiento puede desglosarse en al menos cuatro subcomponentes.
· La primera es la sensación de perder oportunidades. De hecho, trabajar desde casa impide cultivar esas relaciones informales, quizás en la cantina o en la máquina de café, que no están estructuradas dentro del trabajo pero que a menudo desencadenan ideas, intercambios y, de hecho, oportunidades, que uno difícilmente puede recrear sentado en su mesa desde casa.
· El segundo aspecto del aislamiento es que puede complicar el intercambio de información y la comunicación. De hecho, trabajando a distancia, puede resultar complicado tener ese «ida y vuelta» instantáneo o consultar sobre la marcha con un colega algún aspecto del trabajo. Además, puede resultar problemático compartir archivos, documentos, proyectos e ideas si no se dispone de las herramientas y habilidades necesarias para gestionar la tecnología. El acceso a la tecnología es otra cuestión clave. Si no se dispone de las herramientas y los conocimientos adecuados, hasta los trabajos más sencillos resultan imposibles de realizar a distancia.
· El tercer aspecto, relacionado con las posibles dificultades de comunicación, es la gestión de las emergencias. Contar con un equipo disperso por distintas regiones, países o incluso continentes, quizá en husos horarios diferentes, puede complicar y ralentizar la capacidad de respuesta de la organización a la hora de hacer frente a imprevistos y emergencias.
· El cuarto y último punto es la soledad. Trabajar desde casa o a distancia puede reportar grandes beneficios, como hemos visto, pero inevitablemente implica trabajar solo. No hay oficina, no hay compañeros con los que intercambiar rápidas bromas informales, la confrontación es un poco más agotadora y, por lo general, se está solo. Esto para algunos es una ventaja, mientras que para otros puede ser un problema muy serio.
Otro de los problemas críticos que suelen asociarse al smartworking?
Es la dificultad para gestionar las distracciones. De hecho, el trabajo a distancia carece de la estructura de formalidad y compromiso que puede «imponernos» una oficina, un estudio o cualquier entorno de trabajo. Si tenemos experiencia trabajando desde casa, seguro que sabemos de lo que hablamos: una llamada de teléfono, un tentempié, un episodio de una serie de televisión, un capítulo de un buen libro que estamos leyendo, las redes sociales y, antes de que nos demos cuenta, han pasado horas sin que hayamos producido nada.
Por lo tanto, hacer smartworking eficazmente implica una gran dosis de autoorganización, la capacidad de gestionar el propio tiempo, el entorno de trabajo y las distracciones. Para algunos puede ser más fácil e inmediato, mientras que otros necesitarán algo más de tiempo para formarse y adaptarse a una nueva forma de trabajar.
Uno de los principales retos de la adaptación al smartworking es conseguir que la vida profesional y la privada coexistan en un mismo entorno. Al carecer de la estructura externa que delimita y establece los límites, sin darse cuenta, uno puede pasar gradualmente del equilibrio entre la vida laboral y personal a la llamada mezcla de trabajo y vida privada: responder a llamadas telefónicas, correos electrónicos, llamadas de trabajo incluso durante el tiempo libre.
A menudo resulta muy difícil en el propio hogar hacer entender a las demás personas con las que se convive, especialmente a los niños, que se trata de tiempo de «trabajo», en contraposición al hecho de que normalmente la presencia de una persona en el hogar significa tiempo de «familia».
A esto se añade el hecho de que muchas veces no se dispone de un espacio adecuado en casa para este tipo de trabajo y uno se ve obligado a compartir el puesto de trabajo con miembros de la familia. Todos estos aspectos pueden crear tensiones a corto plazo, y a largo plazo pueden hacer insostenible el trabajo a distancia.